Acuerdo de Bases Económicas: Acuerdo suscrito por Cenit con proveedores de bienes y/o servicios, sobre los precios de los mismos durante un periodo determinado. No genera compromiso presupuestal ni compromiso con terceros, se ejecuta a través de Órdenes de Servicio.
Administrador de Contratos: Los empleados designados para ejecutar las labores inherentes a la administración de los contratos, acuerdos, convenios, deberán contar con la experiencia para el ejercicio de la actividad correspondiente o con la competencia respectiva en nivel comprobado. El Administrador, podrá ordenar pagos hasta el monto autorizado en los contratos, acuerdos, convenios, que administra y que han sido suscritos previamente por el Empleado Autorizado, previo cumplimiento de los requisitos contractuales aplicables.
Aprobación: Delegación que hace el Presidente para calificar, dar por buena o suficiente una solicitud, acto, contrato, convenio o documento. La aprobación la podrá otorgar una persona o un órgano colegiado (v.gr. Junta Directiva o Comité), según la asignación de funciones y competencias.
Buena fe: Las actuaciones que se adelanten para la celebración de los Contratos, acuerdos, Convenios, se ceñirán en todo a los postulados de la buena fe.
Celeridad: Los empleados de Cenit procurarán tomar de manera oportuna las decisiones que se requieran en desarrollo de los Contratos, acuerdos, Convenios.
CENIT / la Sociedad: Cenit Transporte y Logística de Hidrocarburos S.A.S., sociedad de economía mixta, autorizada por el Decreto 1320 de 2012, y constituida bajo la forma de sociedad por acciones simplificada, mediante documento privado suscrito y registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 15 de junio de 2012.
Centro Gestor (CeGe): Es una unidad organizacional presupuestal que representa la estructura de la Sociedad de forma jerárquica (negocio, gerencia, departamento, etc.), donde se controlará el ingreso o gasto en el proceso de ejecución del plan presupuestal de compromisos, causación y caja.
Comité: Órgano colegiado creado de acuerdo con el lineamiento corporativo correspondiente y conformado por un conjunto de personas para apoyar en una labor determinada y asegurar el cumplimiento de las metas y los objetivos de la Compañía, con funciones decisorias, de seguimiento y/o de asesoría. Cada Comité cuenta con su propio reglamento. Para efectos de este manual, el Comité representa un nivel de aprobación, siempre que cuente con funciones decisorias.
Confidencialidad: Los administradores y/o representantes deberán garantizar que la información que se obtenga en desarrollo del respectivo contrato, acuerdo, Convenio, cumpla con los términos establecidos en la ley.
Contrato: Acuerdo entre dos partes (integradas por una o por varias personas), generador de obligaciones para una o para todas ellas. Las obligaciones pueden consistir en dar, hacer o no hacer alguna cosa. El Contrato es ley para las partes; por consiguiente, ninguna de ellas, salvo previo acuerdo con la(s) otra(s), puede modificar o abstenerse de cumplir lo pactado.
Convenio: Acuerdo de voluntades celebrado con personas de derecho público o privado, mediante el cual se consolida una relación de cooperación, colaboración o asociación; vinculante jurídicamente para las partes, mediante el aporte de ambas de servicios, bienes o recursos con el propósito de apalancar la ejecución de un proyecto o programa que permita el logro de fines comunes, funciones, deberes y/o para alcanzar objetivos institucionales comunes, maximizando los aportes de las partes.
Convenio Marco: Es aquel Convenio que representa un marco de acción entre dos o más Partes sobre determinada materia, ámbito o línea de intervención, de modo general y no particular, que se desarrolla a través de Acuerdos o Solicitudes de Cooperación, o de Convenios Específicos, sin que necesariamente exista un nivel de detalle de las actividades o programas a ejecutar; inclusive no es imperativo u obligatorio que existan aportes económicos o disponibilidad presupuestal al momento de su celebración.
Crecimiento Orgánico: Inversiones de crecimiento y optimización originadas en actividades de la Infraestructura para el transporte, logistica y almacenamiento de hidrocarburos, o que requieran de una estructura financiera y contribuciones de capital de Cenit y/o filiales.
Crecimiento Inorgánico: Incremento o reducción, total o parcial, de participación accionaria, de propiedad y/o los derechos en activos Midstream, tales como fusiones, adquisiciones y desinversiones de compañías y/o participaciones accionarias.
Delegación: La delegación de funciones es una modalidad de transferencia de competencias en virtud de la cual, una persona o un órgano (delegante) están facultados para conferir a otro (delegado), a través de un documento escrito, el ejercicio de una función / competencia / atribución originalmente asignada al primero por el ordenamiento jurídico. Ver numeral 4.3. del presente Manual.
Eficiencia en costos: Los empleados de Cenit velarán por mantener la relación costo beneficio para el eventual Contrato, acuerdo, Convenio, que se llegare a celebrar.
Emisión de Acciones: Consiste en la colocación de acciones ordinarias que corresponden a valores de propiedad de carácter negociable, representativos de una parte alícuota del patrimonio de CENIT, las cuales otorgan a sus titulares derechos políticos y económicos que pueden ser ejercidos colectiva o individualmente, de acuerdo con lo establecido en los estatutos sociales de CENIT y en la legislación colombiana.
Emisión de títulos de Deuda Pública interna y Externa: Consiste en la colocación de bonos no convertibles en acciones, los cuales podrán ser colocados en Colombia y/o en el exterior, dependiendo de las condiciones particulares de los mercados y de las autorizaciones que en su momento otorguen la Junta Directiva y los entes gubernamentales competentes para tal efecto.
Empleado Autorizado: Es el empleado que tiene competencia para comprometer a Cenit en negocios con terceros. Sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda a quienes intervienen en la etapa de planeación y trámite de la contratación, el Empleado Autorizado responderá por la dirección del Proceso de Selección y del Contrato, acuerdo, Convenio, y no podrá subdelegar ni transladar esa responsabilidad a otros empleados.
Empleado Solicitante: Es el empleado que solicita la celebración de Convenios, de contratación (incorporación) de materiales y servicios, así como de Contratos o Acuerdos que se deban celebrar, cuando CENIT actúe en nombre y/o por cuenta de terceros, con o sin representación de los mismos, y cuando actúe como contratista. La responsabilidad de los Empleados Solicitantes incluye el velar porque la ejecución del contrato, acuerdo, Convenio, se dé conforme con lo solicitado, dentro del marco de los criterios considerados en la planeación.
Equidad: El principio de justicia debe inspirar las actuaciones que adelantan los Empleados de Cenit para el respectivo Contrato, acuerdo, Convenio, de tal forma deberán adoptar las medidas necesarias para no favorecer a una de las partes en detrimento de la otra o en desconocimiento de las reglas aplicables a los mismos.
Ética: Los Empleados deberán dar estricto cumplimiento a las políticas y reglamentos internos de Cenit, relacionados con la ética, conflictos de interés. Así mismo, estas políticas serán incorporadas por las partes, en los respectivos Contratos, acuerdos, Convenios.
Gestión Comercial: Prestación de los servicios industriales y comerciales propios de la industria de hidrocarburos y de energía, y en particular, sin limitarse a ello, transporte y logística de los hidrocarburos y sus derivados, incluyendo los servicios complementarios, conexos o útiles para el desarrollo de las actividades descritas en el objeto social en los estatutos de la Sociedad, tales como: tratamiento, mezclas, servicios a través de llenaderos, descargaderos, puertos, muelles, contratación de embarcaciones, todo tipo de servicios requeridos por la operación de campos petroleros y demás relacionados. Incluye además la prestación de servicios de biocombustibles y sus mezclas, aditivos, filtración, almacenamiento comercial, estratégico y operativo, servicios de manejo de hidrocarburos en puertos, incluido el trasiego. Tiene el alcance tanto nacional como internacional, tanto Offshore como Onshore.
Giros de cash call: Cash Call es el pago de obligaciones con los asociados en el desarrollo de proyectos en asociación para exploración o producción de hidrocarburos.
Inversiones de Renta Fija: Las inversiones que representan el monto en moneda legal o extranjera, en títulos valores o documentos financieros, cuyo rendimiento se encuentra predeterminado de acuerdo con las condiciones contractuales.
Inversiones de Renta Variable: Las inversiones que representan el valor invertido, en moneda nacional o extranjera, en títulos cuya rentabilidad está determinada en función de la participación en las utilidades del ente emisor o patrimonio autónomo.
Leasing – BOMT, BOT y otros mecanismos de financiación de proyectos: Hace referencia a la estructuración de operaciones de financiación tales como contratos de arrendamiento financiero, arrendamiento operativo (Proyectos de Infraestructura), Lease back y para los contratos Contract of Building Operation Maintenance Transfer BOMT, Contract of Building Operation Transfer BOT.
Licencia remunerada: De maternidad/paternidad, calamidad, fallecimiento pariente de primer grado. Estas licencias son un derecho del empleado y serán reconocidas cuando la necesidad se presente de acuerdo con la ley laboral vigente.
Licencia no remunerada: Días corridos ausentes del trabajo por los cuales el empleado no recibe remuneración, pero la Sociedad sigue con las obligaciones de seguridad social (pensión y salud).
Operaciones Comerciales en el país: Toda operación, transacción o relación comercial que establece CENIT en Colombia, para la venta y/o comercialización de servicios.
Operaciones Comerciales Internacionales: Toda operación, transacción o relación comercial de venta que establece CENIT fuera de Colombia en cumplimiento de sus objetivos y/o para facilitar su cumplimiento.
Operaciones de Crédito en moneda local y extranjera: Consiste en una operación de financiamiento formalizada a través de la suscripción de un contrato de crédito con una o varias entidades financieras locales y/o extranjeras. Mediante el contrato de crédito, las entidades prestamistas se comprometen a desembolsar un monto en un plazo y condiciones determinadas, y el Prestatario se compromete a pagar dicha suma en las condiciones contractuales establecidas. Dependiendo algunas condiciones de mercado y de los montos a financiar, las operaciones de crédito pueden ser garantizadas o no garantizadas.
Patrocinio: Acuerdos que se suscriben con terceros para fortalecer la imagen y reputación corporativa de CENIT.
Permisos: Ausencias remuneradas inferiores a un día de trabajo. Estos permisos se manejan directamente con el jefe inmediato sin necesidad de autorización de Talento Humano.
Plan de Negocio: Reúne y alinea las estrategias a seguir por la Sociedad, la proyecta financieramente cuantificando los ingresos, gastos y el plan de inversiones, como también su financiamiento, en el mismo lapso de tiempo del Plan Estratégico. Fija las metas de la Sociedad para el mediano y largo plazo.
Plan Estratégico: Contiene la estrategia a seguir por la Sociedad en el mediano y largo plazo, contiene los objetivos, las políticas y las líneas de acción a implementar para el logro y cumplimiento de metas.
Plan Financiero: Consiste en la materialización de los planes y objetivos de la Sociedad contenidos en el Plan de Negocio. Incluye la planeación de los estados financieros definidos para un periodo de tiempo entre 1 y 3 años.
Portafolio de Desinversiones: Es el conjunto de activos o propiedades de la Sociedad que se estima desinvertir o diluir para cumplir con los objetivos estratégicos de la Sociedad, maximizar el valor del portafolio y diversificar el riesgo.
Portafolio de Inversiones: Es el conjunto de proyectos, programas, negocios y adquisiciones de compañías o activos que se han agrupado para cumplir con los objetivos estratégicos de la Sociedad y facilitar su priorización, optimización y gestión eficiente.
Presupuesto Anual: Contiene la previsión de Ingresos, Costos, Gastos e Inversiones y su financiamiento para un período de tiempo de un año, consistente con los estados financieros de la Compañía. Sobre este presupuesto se realizan las asignaciones efectivas de recursos de inversión y gastos de la Sociedad.
Principio de Planeación: La celebración de Contratos, acuerdos, y/o Convenios deberá corresponder a una cuidadosa planeación para contribuir en forma eficiente al cumplimiento de la misión y al logro de los fines perseguidos por Cenit.
Principio de Oportunidad: Asegurar que todos los trámites que se adelanten en virtud del Contrato, acuerdo, Convenio, se hagan con la calidad y en el momento requerido.
Principio de Responsabilidad: Para los eventuales Contratos, acuerdos, y/o Convenios que se llegaren a celebrar, se tendrán en cuenta, de manera especial, la protección ambiental, responsabilidad social, salud ocupacional, seguridad industrial y análisis de Riesgos. Todo ello de acuerdo con sus políticas locales y globales en relación con estas materias y de conformidad con las disposiciones aplicables en la República de Colombia.
Principio de Transparencia: Todas las actuaciones y decisiones que se adelanten como consecuencia del Contrato, acuerdo y/o Convenio se enmarcan bajo los principios de la verdad, la probidad y la buena fe, mediante el desarrollo de procesos públicos, con reglas claras previamente conocidas por todos los interesados, las cuales deben cumplirse.
Promoción: Cambio de cargo a uno de nivel superior en la estructura organizacional.
Refinanciación de deudas de clientes a favor de Cenit: Cuando el flujo de caja proyectado de un cliente no ofrezca posibilidades de pago dentro del tiempo previsto para la ampliación de plazos, CENIT, previo examen de los estados financieros y de los flujos de caja del cliente, podrá contemplar extensiones de plazo por períodos superiores, acordes con la generación de efectivo por parte del cliente.
Refinanciación de deudas de otros deudores a favor de Cenit: Cuando el flujo de caja proyectado de un cliente de servicios y/o otros conceptos diferentes a la cartera comercial, no ofrezca posibilidades de pago dentro del tiempo previsto para la ampliación de plazos, Cenit, previo examen de los estados financieros y de los flujos de caja del cliente, podrá contemplar extensiones de plazo por períodos superiores, acordes con la generación de efectivo por parte del cliente.
Reunión de Alineación y Relacionamiento: Espacio creado de acuerdo con el lineamiento corporativo correspondiente, de coordinación y alineación en temas operacionales, estratégicos, administrativos, financieros y/o de gestión en general de ciertos temas fundamentales para el cumplimiento de los objetivos y metas de Cenit. Cada Reunión de Alineación y Relacionamiento cuenta con un documento de reglas y principios.
Titularización de flujos de caja u otro esquema similar: Hace referencia a la valorización de los flujos de caja futuros de la Sociedad en forma de títulos en el mercado de valores y con el fin de estructurar operaciones de financiamiento que permitan el aseguramiento de recursos a la Sociedad.
Solicitud: Cualquier requerimiento de un área usuaria, de bienes y/o servicios necesarios para la adecuada operación de Cenit. Cada solicitud deberá realizarse según los lineamientos corporativos respectivos
Suscripción: Firma de un documento, en señal de aprobación, por parte de la persona u órgano con la autoridad, facultades y/o poder para ello.